Business Netzwerk & virtuelles Coworking
Virtuelle Zusammenarbeit: Mit diesen Tools gelingt das digitale Zusammenarbeiten
Dir fällt zu Hause die Decke auf den Kopf, aber arbeiten im Coworking-Space oder Café findest du auch nicht so angenehm? Dann setze auf die virtuelle Zusammenarbeit. Schließe dich mit anderen Selbstständigen zusammen und arbeitet digital zusammen.
Lies im Blogartikel, wie die virtuelle Zusammenarbeit mit anderen Selbstständigen funktionieren kann und welche Tools du nutzen kannst. Zudem bekommst du einen Überblick zu den Vor- und Nachteilen der digitalen Zusammenarbeit.
Vor- und Nachteile der virtuellen Zusammenarbeit
Virtuell zusammenarbeiten, hört sich auf den ersten Blick super an. Doch was ist damit überhaupt gemeint? Die Definition einer virtuellen Zusammenarbeit ist, wenn Menschen über zeitliche, räumliche und unternehmerische Grenzen hinweg zusammenarbeiten. Vor allem, wenn du ein Online-Business betreibst, wirst du die Vorteile zu schätzen wissen.
Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit
Der größte Vorteil von der digitalen Zusammenarbeit ist sicherlich die örtliche Unabhängigkeit. Jeder kann von dem Ort arbeiten, von dem er will. Die Personen, mit denen du zusammenarbeitest, brauchen nicht alle in Berlin oder München zu sitzen. Das macht es möglich, dass Menschen weltweit miteinander im Team arbeiten können.
Bis zu einem gewissen Grad kannst du auch zeitlich unabhängig arbeiten. Oft sind es nur Meetings, bei denen alle Beteiligten Zeit haben müssen. Das ermöglicht dir eine bessere Work-Life-Balance. Du kannst dir die Zeit so einteilen, wie du möchtest und auch mal private Dinge dazwischenschieben.
Doch die virtuelle Zusammenarbeit bietet noch weitere Vorteile:
- Höhere Produktivität: Viele Selbstständige arbeiten im Homeoffice und das macht ein ungestörtes Arbeiten möglich. Im Idealfall wirst du weniger abgelenkt und kannst produktiver an deinem Unternehmen arbeiten. Lies in diesem Artikel, wie du die Produktivität im Homeoffice steigern kannst.
- Flexibler Austausch von Daten: Bei der virtuellen Zusammenarbeit in Teams ist es oft so, dass mehrere Personen auf verschiedene Dokumente zugreifen müssen. Dank unterschiedlicher Cloud-Lösungen ist das einfach möglich.
Tipp: Zu guter Letzt hast du bei der virtuellen Zusammenarbeit mit weniger Kosten zu rechnen, als würdest du mit anderen in einem Büro zusammenarbeiten. Beispielsweise fallen Fahrtkosten und die Miete für ein Büro weg.
Nachteile der virtuellen Zusammenarbeit
Wenn du ausschließlich virtuell mit anderen zusammenarbeitest, kann das auch seine Tücken haben. Besonders wichtig ist die Kommunikation. Vor allem, wenn die vorwiegend über den Chat stattfindet, kann es schnell zu Missverständnissen kommen.
Das gilt nicht nur für die alltägliche Kommunikation, wenn Absprachen getroffen werden. Die Ziele und Prioritäten müssen klar kommuniziert werden. Nur so kannst du sicherstellen, dass auch das Ergebnis stimmt.
Bei einem guten Team ist das Wir-Gefühl besonders wichtig. An dieser Stelle zeigen sich die Grenzen der virtuellen Zusammenarbeit. Durch die örtliche Distanz kann das auf der Strecke bleiben, muss es aber nicht. Mit Meetings, in denen es nicht nur um die Arbeit geht, oder anderen Team-Events und vor allem regelmäßigen Austausch bleibt die Team-Chemie aufrechterhalten. Bei einer reinen virtuellen Zusammenarbeit müssen also neue Lösungen und Methoden gefunden werden.
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So funktioniert die digitale Zusammenarbeit
Um virtuell zusammenzuarbeiten, sind einige Grundvoraussetzungen wichtig. Dazu gehört beispielsweise eine stabile Internetverbindung und ein Laptop. Beides hast du vermutlich, wenn du online selbstständig bist. Als Hardware bietet sich auch ein Headset und eine externe Webcam an, wenn du großen Wert auf ein hochwertiges Bild und einen guten Ton legst.
Mindestens genauso wichtig ist die Software. Auf deinem Rechner müssen entsprechende Programme für das virtuelle Arbeiten installiert sein, um sich gut organisieren und an Meetings teilnehmen zu können. Die folgenden Tools bieten sich dafür an:
- Tools für Videokonferenzen: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams
- Chatprogramme: Slack, Microsoft Teams
- Digitale Kalender: Google Kalender, Apple Kalender, Calendly
Tipp: Weiter unten in diesem Artikel erfährst du, welche Tools sich für welchen Bereich der virtuellen Zusammenarbeit in Teams eignen.
Tipps für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit
Du möchtest mit anderen virtuell zusammenarbeiten, aber kannst dir das noch nicht so richtig vorstellen? Es kommt natürlich noch auf mehr an, als auf die richtigen Tools. Die Art und Weise, wie du die Zusammenarbeit im Team gestaltest, ist mindestens genauso wichtig. Mit diesen Tipps gelingt die virtuelle Zusammenarbeit:
- Gemeinschaftsgefühl stärken
- Arbeitsrhythmus einhalten
- Motivation bei der virtuellen Zusammenarbeit
Gemeinschaftsgefühl stärken
Auch wenn man “nur” zusammen arbeitet, ist es wichtig, ein gemeinschaftliches Klima zu gewährleisten. Um das Gemeinschaftsgefühl zu stärken, kannst du z. B. auf virtuelle Kaffeepausen setzen. In denen tauscht ihr euch über berufliche und private Dinge aus. Anschließend geht es wieder zurück an die konzentrierte Arbeit.
Tipp: Ab und zu möchte sich das gesamte Team auch persönlich sehen und austauschen. Das kannst du in unregelmäßige Abständen ermöglichen und auf diese Weise das Gemeinschaftsgefühl stärken.
Arbeitsrhythmus einhalten
Vor allem, wenn du im Homeoffice arbeitest, hast du nicht von Anfang an einen Arbeitsrhythmus, der zu dir passt. Dann kann es helfen, dass ihr euch für euer virtuelles Zusammenarbeiten zu regelmäßigen Meetings trefft. Das kann z. B. zum Start in die Woche am Montagvormittag sein. Hier erzählt jeder von seinen Wochenzielen. Am Ende der Woche tauscht ihr euch darüber aus, wie die Woche gelaufen ist.
Motivation bei der virtuellen Zusammenarbeit
Es ist nicht immer einfach, im Homeoffice effektiv zu arbeiten. Daher spielt die Motivation bei der digitalen Zusammenarbeit eine wichtige Rolle. Wenn jeder alleine im Homeoffice arbeitet, ist es eine gute Möglichkeit, sich zum gemeinsamen Coworking in digitaler Form zu treffen. Die virtuelle Zusammenarbeit kann z. B. so funktionieren:
- Ihr vereinbart einen Zeitraum, in dem ihr gemeinsam an euren eigenen Aufgaben arbeitet. Das können beispielsweise zwei Stunden sein.
- In der ersten Stunde arbeitet ihr alle konzentriert und macht anschließend 15 – 20 Minuten Pause, in denen ihr euch unterhaltet und austauscht.
- In der restlichen Zeit arbeitet ihr weiter an euren Aufgaben.
Tools zur virtuellen Zusammenarbeit
Wie auch in anderen Bereichen der Selbstständigkeit können dir für dein virtuelles Zusammenarbeiten verschiedene Tools nützlich sein. Software für die Organisation, Kommunikation und das Projektmanagement sind für die digitale Zusammenarbeit in Teams essenziell. Sinnvoll ist es auch, nicht auf zu viele Programme zu setzen. Meist reicht ein Tool für jeden Bereich aus.
Tools zur Kommunikation
Für die virtuelle Zusammenarbeit sind zwei Arten von Kommunikations-Tools wichtig, die du auf jeden Fall nutzen solltest. Das sind:
- Chatprogramme: Um kurz eine Frage zu klären oder nicht immer eine Mail schreiben zu müssen, kannst du Chatprogramme nutzen. Oft sind diese in Themen-Channels organisiert, sodass das Ganze übersichtlich bleibt.
- Videokonferenzprogramme: Lässt sich eine Frage nicht schriftlich klären oder ist eine Abstimmung durch das gesamte Team erforderlich, ist ein virtuelles Meeting notwendig. Hierfür braucht es geeignete Videokonferenzprogramme.
Slack als Chatprogramm
Ein sehr beliebtes Kommunikations-Tool ist Slack. Das ist ein Chatprogramm für Nachrichten, Gespräche und Videokonferenzen. Die Kommunikation läuft in verschiedenen Channels ab, sodass du dich zu bestimmten Themen mit anderen austauschen kannst. Gleichzeitig bietet die Software die Möglichkeit, private Nachrichten zu verschicken.
Tipp: Slack ist ideal zur Organisation und Abstimmung im Team. Hier könnt ihr z. B. einen Meeting-Termin zum Coworking vereinbaren.
Neben dem reinen Informationsaustausch bietet sich mit Slack zusätzlich die Möglichkeit, Daten mit anderen zu teilen. Du kannst auch externe Dateien einbinden und Slack mit anderen Programmen verknüpfen.
Slack gibt es in einer kostenlosen Variante. Die reicht für die meisten Zwecke vollkommen aus. Sie ist limitiert auf den Nachrichtenverlauf der letzten 90 Tage und 10 App-Integrationen. Den unbegrenzten Nachrichtenverlauf und weitere Features erhältst du mit der kostenpflichtigen Version.
Videokonferenzprogramme: Zoom und Google Meet
Sich nur im Chat auszutauschen, reicht bei der digitalen Zusammenarbeit in Teams oft nicht aus. Ab und zu möchte man sich auch persönlich unterhalten und dazu braucht es ein Tool für virtuelle Meetings.
Unter vielen Selbstständigen mit Online-Business ist Zoom sehr beliebt. Das kannst du sowohl in der App als auch im Browser nutzen. Während einer Videokonferenz steht dir die Chatfunktion zur Verfügung, sodass du auch mal schnell einen Link oder Dateien an die anderen Teilnehmer senden kannst. Zudem kannst du deinen Bildschirm freigeben, was bei bestimmten Gelegenheiten sehr nützlich ist. Zusätzlich steht dir die Möglichkeit von Breakout-Rooms offen, bei denen du die Teilnehmer beispielsweise in Zweier- oder Dreier-Teams aufteilen kannst.
Tipp: Natürlich findest du online noch eine Vielzahl weiterer Tools für Video-Meetings, die du für dein Unternehmen nutzen kannst. Beliebt ist z. B. Google Meet. Wenn du alles über Google laufen lässt, bietet es sich an, auch Videokonferenzen dafür zu nutzen. Dann brauchst du nicht extra noch Zoom zu installieren.
Tools für das Projektmanagement
Um die Ziele mit deinem Unternehmen zu erreichen, ist neben Kommunikations- und Videokonferenz-Tools auch eine gute Software für dein Projektmanagement wichtig. Besonders bei der virtuellen Zusammenarbeit kann das helfen. Zwei der beliebtesten Programme sind Trello und Asana.
Trello
In Trello arbeitest du mit klassischen Kanban-Boards. Das heißt, alle deine Aufgaben organisierst du in Spalten, wie beispielsweise
- geplant
- in Bearbeitung und
- abgeschlossen.
Zu den Aufgaben kannst du Dateien hinzufügen. Das eignet sich z. B. gut für Blogartikel, die du bei der entsprechenden Aufgabe als Textdatei ablegen kannst. Falls du Mitarbeiter hast oder mit virtuellen Assistenten zusammenarbeitest, können die auch Kommentare bei der entsprechenden Karte hinterlassen.
Asana
Mit Asana bekommst du ein umfangreiches Projektmanagement-Tool, in dem du deine Projekte verwalten kannst. To-do-Listen sind nicht mehr notwendig. Funktionen, wie das Anlegen von Abhängigkeiten bestimmter Aufgaben oder die Kommentarfunktion, ermöglichen eine reibungslose Zusammenarbeit auf virtueller Ebene.
In dem Projektmanagement-Tool gibt es mehrere Ansichten. Neben dem Kanban-Board, wie bei Trello, steht dir auch die Kalenderansicht sowie eine Listenansicht zur Verfügung. Du entscheidest, mit welcher Übersicht du am besten arbeiten kannst. Ein ähnliches Tool ist awork.io, mit denen ich vor einigen Jahren einen gemeinsamen Beitrag zur Jahresplanung geschrieben habe.
Ich selbst nutze am liebsten Notion als Tool. Hier kann ich einerseits mit einem Team zusammenarbeiten, aber auch meine Business- und Projektplanung sehr detailliert und übersichtlich gestalten. Besonders hilfreich ist das dazu das Notion Template, dass wir eigens für die Businessplanung in der Selbstständigkeit entwickelt haben.
Virtuelle Zusammenarbeit in Dokumenten
Am einfachsten gelingt der Austausch und die virtuelle Zusammenarbeit in Dokumenten mit Google Drive. Mittels Browser oder App hast du von überall Zugriff auf die Dokumente. Durch die Erteilung von Freigaben kannst du gemeinsam mit anderen an Dokumenten arbeiten. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
Tipp: Es besteht sogar die Möglichkeit, offline an Dokumenten zu arbeiten. Beim nächsten Zugriff online werden die Daten gespeichert.
Digitale Kalender
Hast du viele Termine mit anderen, mit denen du virtuell zusammenarbeitest, lohnt sich die Synchronisierung in digitalen Kalendern. Hierfür kannst du ebenfalls Google nutzen.
Tipp: Meist lassen sich auch die digitalen Kalender mit dem Projektmanagement-Tool verknüpfen, sodass all deine Termine synchronisiert sind.
- Deine Mitgliedschaft: In der Zeit erwartet dich ein interaktiver Slack-Channel zum Austauschen & Vernetzen und regelmäßige Zoom-Meetings.
- Wir treffen uns in dieser Zeit regelmäßig zu unseren Coffee Dates, unseren drei moderierten Co-Working Sessions & fünf freien Coworking Sessions die Woche, sowie spannenden Sonderformaten.
- Ich bin täglich (von Mo – Fr) im Slack-Channel aktiv, um dir weiterzuhelfen.
- In unseren monatlichen Mastermind-Circles & Crew Talks kannst du vom Schwarmwissen deiner neuen Business-Buddies profitieren.
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