Pomodoro Technik

So nutzt Du sie gezielt, um konzentriert zu arbeiten

In kurzer Zeit die wichtigsten Aufgaben zu erledigen – das ist der Traum einer jeden Selbstständigen. Genau das kannst du mit der Pomodoro-Technik erreichen. Mit dieser Zeitmanagement-Methode vermeidest du es, bis spät abends an deinen To-dos zu sitzen. Der positive Effekt: Du kannst früher Feierabend machen und die Zeit deiner Familie und deinen Hobbys widmen.

Aus genau diesem Grund nutzen wir die Pomodoro Technik auch in unseren moderierten Coworking Sessions. Am Anfang der Session teilen wir unsere Aufgaben für die nächsten Einheiten und dann wird fokussiert am eigenen Business gearbeitet. Und ganz ehrlich – wer möchte nicht gerne früher Feierabend machen und dennoch genauso viel am Ende des Tages geschafft haben? 

Erfahre in diesem Artikel, wie die Pomodoro-Technik funktioniert und wie du mit dieser Zeitmanagement-Methode arbeitest. Zudem erhältst du einen Überblick über die Vor- und Nachteile.

Produktiver arbeiten mit der Pomodoro-Methode

Bei der Pomodoro-Technik handelt es sich um eine Methode, mit der du produktiver arbeiten kannst – sprich: in kurzer Zeit möglichst viele wichtige Aufgaben erledigen. Das ist vor allem für Solo-Selbstständige wichtig, die täglich mit vielen To-dos jonglieren müssen.

Mit dieser einfachen Technik ist es möglich, sich weniger ablenken zu lassen und den Tag produktiver zu gestalten. Das ist vor allem in den regelmäßigen Pausen begründet. Würdest du ohne sie arbeiten, wärest Du schnell erschöpft. Durch die Pausen verlängerst Du Deine geistige Leistungsfähigkeit. Ganz nebenbei fühlst du dich besser, weil du viel geschafft hast. 

Geschichte der Pomodoro-Methode

Der Name dieser Zeitmanagement-Methode geht auf Francesco Cirillo zurück. Er entwickelte die Pomodoro-Technik in der 1980er Jahren, als er noch Student war. Zur Zeiteinteilung nutze er einen Kurzzeitwecker, der sich pomodoro nannte.

Francesco Cirillo kämpfte damals mit dem gleichen Problem, wie viele Selbstständige heute. Er konnte sich nicht auf seine Aufgaben konzentrieren, weil er sie immer wieder aufschob. Kommt dir das bekannt vor? Dann lohnt es sich für dich, die Pomodoro-Technik zu lernen.

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So arbeitest Du mit der Pomodoro-Technik

Die von Francesco Cirillo entwickelte Pomodoro-Methode funktioniert mit Phasen konzentrierter Arbeit und regelmäßigen Pausen. In beiden Phasen nutzt du einen Timer, um mit der Pomodoro-Technik deine Aufgaben effizient zu erledigen. 

Du arbeitest 25 Minuten konzentriert und machst 5 Minuten Pause. Eine solche Einheit nennt sich Pomodori. Um einen kompletten Pomodoro-Zyklus zu beenden, sind vier Einheiten notwendig, also insgesamt 2:25 Stunden.

In den 25 Minuten konzentrierter Arbeit widmest du deine Aufmerksamkeit einer einzigen Aufgabe. Du lässt in dieser Zeit keine Ablenkungen zu. Social Media, Telefongespräche oder das Checken der Mails sind tabu.

Im Digitalen Coworking nutzen wir die Pomodoro Technik in unseren moderierten Coworking Sessions. Nach den vier Einheiten à 25 Minuten machen wir eine größere Pause: Dabei öffne ich für alle Coworking Members eine Break-Out Sessions als Pausenraum und wer Lust hat, kann zu einem kurzen Austausch in die Session bekommen, bevor die nächste Pomodoro Einheit beginnt. 

Konkret funktioniert ein Pomodoro-Zyklus so:

  1. Wähle eine Aufgabe aus.
  2. Notiere dir, was du dafür tun musst.
  3. Stelle den Wecker bzw. Pomodoro-Timer auf 25 Minuten. 
  4. Notiere dir nach dem Weckerklingeln, was du erledigt hast bzw. hake die Aufgabe ab.
  5. Jetzt gibt es eine 5-minütige Pause.
  6. Wiederhole die Schritte 1 – 5. 
  7. Nach 4 Pomodori folgen 30 Minuten Pause.

Aufgaben richtig einteilen

Was zunächst einfach klingt, ist in der Praxis gar nicht so leicht. Das beginnt bereits bei der richtigen Einteilung der Aufgaben. Verschaffe dir erst einmal einen Überblick über die wichtigsten Aufgaben. Falls die nicht aus deiner To-do-Liste oder deinem Projekt-Management-System hervorgehen, notiere sie dir kurz.

Tipp: Am besten schreibst du dir die Aufgaben vor Beginn eines Pomodoro-Zykluses auf. Dann kannst du deine Pausen voll auskosten und brauchst nicht zu überlegen, was als nächstes an der Reihe ist.

Sicher findest du nicht immer Aufgaben, die genau 25 Minuten dauern. Besonders dann ist es wichtig, die einzelnen Aufgaben gut auszuwählen.

Komplexe Aufgaben teilst du in kleinere To-do’s ein. Die passen deutlich besser in einen 25-Minuten-Zyklus. Willst du beispielsweise einen Blogartikel schreiben, wären folgende Unteraufgaben möglich:

  • Keyword- und Themenrecherche
  • ersten Textentwurf schreiben
  • Bilder suchen und einpflegen

Tipp: Natürlich kann es sein, dass du für manche Aufgaben doch länger brauchst als du geplant hattest. Dann kannst du natürlich zusätzliche Pomodori nutzen.

Das genaue Gegenteil ist bei kleineren Aufgaben der Fall. Die bündelst du so, dass sie insgesamt 25 Minuten in Anspruch nehmen. Hierfür eignet sich z. B. die Beantwortung von Mails oder das Erstellen von Meetings. 

Pausen einhalten

Bei der Pomodoro-Technik ist es besonders wichtig, die Pausen auch wirklich einzuhalten. Denn nur so bleibt deine Konzentrationsfähigkeit auf einem hohen Level. Lege deshalb wirklich eine Pause ein:

  • Schaue nicht auf dein Smartphone!
  • Telefoniere nicht!
  • Surfe nicht im Internet!

Am besten setzt du dich einfach hin. Schließe gerne kurz die Augen, damit du entspannen kannst. Brauchst du etwas Bewegung? Dann strecke dich, hole dir etwas zu essen oder einen Kaffee.

Ablenkungen vermeiden

Nicht immer hilft der Timer der Pomodoro-Technik, um Ablenkungen gänzlich zu vermeiden. Deshalb kannst du schon vor dem Start deiner Aufgaben generelle Vorkehrungen treffen:

  • Smartphone ausschalten: Vom Handy wirst du erfahrungsgemäß am schnellsten abgelenkt. Daher schalte dein Handy am besten in den Flugmodus oder lege es in einen anderen Raum.
  • Umgebungsgeräusche reduzieren: Um ungestört zu arbeiten, kannst du Noise-Cancelling-Kopfhörer nutzen, die störende Umgebungsgeräusche ausblenden. In einem Großraumbüro oder auch in Coworking-Spaces kann das sehr hilfreich sein.
  • Mail-Postfach schließen: So siehst du nicht, wenn eine neue Mail eingeht und wirst dementsprechend auch nicht davon abgelenkt.
  • Tür schließen: Ein Zeichen, dass du nicht ansprechbar bist, kannst du auch mit einer geschlossenen Tür erzeugen.

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Vor- und Nachteile der Pomodoro-Technik

Wie du merkst, kannst du mit der Pomodoro-Technik produktiver arbeiten. Doch das heißt noch lange nicht, dass sie zu jeder Arbeitsweise passt. Erhalte hier einen Überblick der Vor- und Nachteile der Pomodoro-Technik, um dir ein eigenes Bild zu machen.

Vorteile der Pomodoro-Technik

Ein klarer Vorteil ist sicherlich die simple Methode. Zum Praktizieren der Pomodoro-Technik sind nur ein Timer sowie Zettel und Stift notwendig. Doch selbstverständlich kannst du auch eine Pomodoro-App oder einen Timer im Browser nutzen. Darüber hinaus bietet die Pomodoro-Technik weitere Vorteile:

Impulskontrolle und Selbstdisziplin

Wir alle kennen es: Während wir an einer Aufgabe arbeiten, fällt uns plötzlich etwas anderes ein und schon sind wir von unserer Arbeit abgelenkt. Mit dem 25-Minuten-Timer kannst du die Ablenkung eingrenzen. Schreibe dir die Gedanken auf einen Zettel und bearbeite sie später. Durch die feste Zeitvorgabe bist du gezwungen weiterzuarbeiten und das schult auch die Selbstdisziplin.

Motivation und Konzentration

Aufgrund der regelmäßigen Pausen kannst du dich über eine längere Strecke konzentrieren. Das wirkt sich auch positiv auf deine Motivation aus. Durch die Pausen bekommst du immer wieder neue Energie. Zudem erlebst du durch das Abhaken der jeweiligen Aufgabe ein Erfolgsgefühl. 

Durch die Pausen entgehst du dem Erschöpfungsgefühl und fühlst dich am Ende des Arbeitstages weniger fertig. Aus diesem Grund solltest du dich strikt an die Pausen halten.

Produktiv arbeiten und deine Ziele erreichen

Mit der Pomodoro-Technik schaffst du es, produktiv zu arbeiten. Du wendest dich immer nur einer Aufgabe zu, anstatt mehre gleichzeitig erledigen zu wollen. Dem Multitasking wird durch abwechselnden Konzentrations- und Pausenzeiten entgegengewirkt und das steigert das effiziente Arbeiten.

Gleichzeitig erreichst du mit dieser Arbeitsweise deine Ziele schneller und effizienter, da du dich weniger ablenken lässt. Dieses Gefühl entsteht auch, weil du komplexe Aufgaben in viele kleine To-dos unterteilst. Durch diesen Prozess fällt das Anfangen leichter und du schiebst die Aufgaben nicht ewig auf.

Auswertung einzelner Aufgaben

Durch die Einteilung in kleinere Aufgaben, die du in den Pomodori-Einheiten erledigst, kannst du gut kontrollieren, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben in Anspruch nehmen. Das erleichtert die Planung deiner Arbeit für zukünftige Aufgaben und Projekte.

Zudem erkennst du, zu welcher Tageszeit du am produktivsten bist. Achte mal genau darauf, wann es dir schwerfällt, dich zu konzentrieren und wann die 25 Minuten, wie im Flug vergehen. Bei der Analyse helfen dir folgende Fragen:

  • Wann arbeite ich am produktivsten?
  • Wann werde ich am meisten unterbrochen?
  • Welche Aufgaben nehmen mehr Zeit in Anspruch als geplant?
Sowohl für die Early Birds als auch für die Nachteulen habe ich gute Nachrichten: Denn wir haben im Digitalen Coworking sowohl Sessions am Vormittag, als auch am Nachmittag. Und wenn du merkst, dass du in der Nacht am aktivsten bist, findest du im Slack auch sicher noch andere Unternehmerinnen, die ähnlich ticken wie du, und sich zu einer nächtlichen Coworking Session mit dir treffen. 
 

Nachteile der Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Methode hat nicht nur Vorteile. Kritiker dieser Technik merken an, dass diese nicht zu jeder Arbeitsweise passt. Dieses Argument lässt sich jedoch leicht entkräften. Doch lies selbst, was die zwei Haupt-Nachteile der Pomodoro-Technik sind:

  • Unflexibilität: Manche betrachten das Zeitintervall als zur kurz. Doch du kannst die Zeit flexibel an deine Bedürfnisse anpassen. Dafür stellst du eine Konzentrationszeit von 30, 40 oder 50 Minuten ein. Wichtig ist vor allem der Wechsel aus konzentriertem Arbeiten und Pausen.
  • Unrealistisch: Einigen ist das Pomodoro-Modell auch zu unrealistisch. Niemand könne so durchgetaktet arbeiten. Doch auch dieser Punkt lässt sich entkräften. Du kannst auch nur vormittags damit arbeiten oder eben in den Zeiten, in denen du am unproduktivsten bist und dich leicht ablenken lässt.

Pomodoro-Timer im Browser und der App nutzen

Natürlich kannst du auf eine einfache Küchenuhr oder den Timer auf deinem Handy setzen, um mit der Pomodoro-Technik zu arbeiten. Am effizientesten funktioniert die Zeitmanagement-Methode mit einem Pomodoro-Timer. Den gibt es im Browser oder als App. 

Pomodoro-Timer im Browser

Den Pomodoro-Timer im Browser zu nutzen, bietet sich an, wenn du sowieso die meiste Zeit am PC arbeitest. Du kannst den Timer in einem anderen Tab öffnen und siehst dennoch die verbleibende Zeit. Das kann stark motivieren, wenn du siehst, dass z. B. in 5 Minuten Pause ist. Zum Arbeiten im Browser bieten sich diese Seiten an:

  • tomato-timer.com
  • pomodoro-tracker.com
  • marinaratimer.com
  • pomofocus.io

Tipp: Neben dem Timer im Browser kannst du bei Youtube die Pomodoro-Technik über einen Stream laufen lassen. Teilweise sind die auch mit passender Musik unterlegt.

Pomodoro-Technik mit der App nutzen

Die passende App für die Pomodoro-Technik ist für unterwegs gut geeignet oder wenn du Aufgaben ohne Laptop erledigst. Welches die beste Pomodoro-App für dich ist, entscheidest du am besten nach deinem Gefühl. Sie sollte zu dir und deinen Bedürfnissen passen. 

  • Willst du lieber eine einfache App oder 
  • möchtest du deine Pomodori gezielt auswerten? 

Tipp: Manche Apps zur Pomodoro-Technik bieten neben dem Arbeitsmodus zusätzliche Kategorien, wie Zeichnen, Schreiben oder Lesen, an.

Du hast auch Lust, die Pomodoro Technik zusammen mit anderen selbstständigen Frauen auszuprobieren? Dann buche dir deinen Monat im Digitalen Coworking und arbeite fokussiert an deinen Aufgaben in deinem Business. Keine Sorge – die Mitgliedschaft ist monatlich kündbar. Wenn dir die Arbeitsweise also doch nicht zusagt, kannst du ganz einfach wieder kündigen. 

Wir freuen uns schon auf dich – und sind gespannt, welche Aufgaben du mit in die nächste moderierte Coworking Session mit Pomodoro Timer nimmt!

  • Monatliche Mitgliedschaft: In der Zeit erwartet dich ein interaktiver Slack-Channel zum Austauschen & Vernetzen und regelmäßige Zoom-Meetings.

  • Wir treffen uns in dieser Zeit regelmäßig zu unseren Check-Ins, Coffee Dates, unseren drei moderierten Co-Working Sessions & fünf freien Coworking Sessions die Woche.
  •  Ich bin täglich (von Mo – Fr) im Slack-Channel aktiv, um dir weiterzuhelfen.

  • In unseren monatlichen Mastermind-Circles kannst du vom Schwarmwissen deiner neuen Business-Buddies profitieren.

  • Hole dir dein Netzwerk nach Hause: Du musst nicht immer aktiv sein. Du profitierst von einem großen Netzwerk, neuen Verbindungen und ganz viel Business-Energie!

 

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