Ordnung im Büro

Warum Ordnung in der Selbstständigkeit so wichtig ist!

Gastbeitrag von Pauline Levesque |Kennst du das? Du hast doch Ende letzter Woche deinen Schreibtisch so schön aufgeräumt und jetzt sieht’s schon wieder aus wie bei Hempels unterm Sofa! Das kann digital genauso gelten wie analog. Die Unterlagen türmen sich, der Desktop ist voll, irgendwie ist nichts da, wo du es brauchst und dabei achtest du doch wirklich auf Ordnung! Warum geht das nur immer so schnell mit dem Chaos? Das oben beschrieben Szenario ist gar nicht deine Vorstellung von deinem idealen Büro. Idealerweise sind die Oberflächen staubfrei, die Unterlagen liegen da, wo du sie direkt weiterverwenden kannst und die Arbeit macht Spaß.

Deine Umgebung ist ein Spiegel deiner Seele

Gerade als Selbstständige sagt deine Arbeitsumgebung enorm viel über dich und deinen inneren Zustand aus. „Moment mal, ich bin doch gar nicht unordentlich oder gar faul!“, denkst du dir jetzt vielleicht. Stimmt! Sonst würde dich das Chaos ja gar nicht stören. Dein innerer Drang nach Ordnung ist so stark, dass er im Gegensatz zu deiner Umgebung steht und dich irritiert. Um dein inneres und äußeres wieder in Einklang zu bringen, kann es helfen dir folgende Fragen zu stellen:

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Wer bin ich als Selbstständige?

Wenn du dir im klaren darüber bist, die du dich und deine Arbeit definierst, wird es auch viel leichter, dich mit den Dingen zu umgeben, die du zum Arbeiten tatsächlich benötigst. Wie positionierst du dich als Mensch in der (Arbeits-) Welt? Betrachte dabei einerseits deine inneren Werte, aber auch die Gegenstände um dich herum. Beides ist eng miteinander verknüpft.

Frage dich zuerst, welche Dinge du wirklich benötigst. Deinen Computer beispielsweise, deine Ordner oder deine externe Festplatte; aber vielleicht auch speziellere Dinge, wie eine Kamera oder Fachliteratur. Kannst du deine wichtigsten Helfer leicht erreichen oder steht immer etwas im Weg? Manchmal können wir es uns mit einem Handgriff so viel leichter machen. (Ich habe beispielsweise endlich das Fahrrad aus meinem Büro weggestellt. Ich war mir nicht im klaren darüber, dass diese Unannehmlichkeit meinen Arbeitsprozess so stark einschränkt.) Entspricht meine Arbeitsumfeld meinen Bedürfnissen? Auch andersherum: Liegt da ein analoger Kalender neben dir, den du eigentlich mal benutzen wolltest…? Wenn du es nicht tust – weg damit! Sei ehrlich mit dir. Triff die Entscheidung, was damit passiert, jetzt, damit sich dein Gehirn auf die wichtigen Dinge konzentrieren kann. Ganz nach dem Motto: „It does not take much strength to do things, but it requires a great deal of strength to decide what to do.“ – Elbert Hubbard

Frage dich als nächstes, wie klar du gegenüber deinen Kunden auftrittst. Das kann sich im Laufe der Zeit ändern. Bietest du noch den gleichen Service an wie vor zwei Jahren? Prüfe anhand der Unterlagen die eingehen, wo du stehst. Wenn du das klar vermittelst, bist du sofort lästige Anfragen, Diskussionen, Bürokratie und im Endeffekt überflüssige Arbeit los.

Ist mein System krisenfest?

Hilfreich ist es außerdem, einen gut funktionierenden Ablauf in dein System zu bekommen. Dabei ist zentral: Was passiert mit den eingehenden Unterlagen? Gibt es einen Sammelort von dem aus du deine Unterlagen weiter bearbeitest?

Ich empfehle eine Art Briefkasten neben deinem Schreibtisch für diesen Zweck. Wenn du klare Systeme hast, in denen eingehende Unterlagen (wie zum Beispiel Rechnungen) weiterbearbeitet werden. Wenn dann also mal wieder viel los ist, hast du immer noch die Kontrolle und weißt, wo alles liegt.

Digitalität als Chance nutzen

Da heute so vieles digital läuft, scheinen die Dinge weniger greifbar und damit unübersichtlicher. Das muss aber nicht so sein! Digitalisierung bietet unendliche Möglichkeiten! Achte darauf, dass sie dir dient und nicht anders herum. Dazu kannst du dir einen Überblick verschaffen, wie deine digitalen Ordner aussehen. Haben sie ähnliche Strukturen wie deine analogen?

Auch das Digitalisieren von bestehenden Ordner bietet eine Vereinfachungsmöglichkeit, aber Achtung! Überlege erst, was du auch wirklich benötigst, bevor du stundenlang vor dem Scanner sitzt. Aussortieren vor Digitalisieren! Dein Desktop bietet dir wie dein wirklicher Schreibtisch eine temporäre Ablagefläche. Behandle ihn auch so, damit er dir weiterhin Arbeit abnimmt. Hier kann es eine Option sein, einen Ordner names „Aktuelles“ anzulegen.

Der eigenen Arbeit Wert zuschreiben

Frage dich, was du dir Gutes tun kannst! Was motiviert dich, dich an deinen Schreibtisch zu setzen oder in dein Büro zu kommen? Ist es eine Duftkerze? Eine dampfende Tasse deines Lieblingskaffees? Die mega schönen Stifte mit denen du auf deinen Notizblock schreiben kannst? Oder ist es die Malerei, die über deinem Schreibtisch hängt? Was es auch ist, erinnere dich mit kleinen Zeichen daran, dass du „ja“ zu deiner Arbeit sagst. Du arbeitest am besten, wenn du dich wohl fühlst und dich und deine Arbeit wertschätzt! Denn du hast deinen Job aus einem Grund gewählt und du bist gut in dem was du tust!

Pauline ist Ordnungscoach und Kunsthandwerkerin und befähigt Menschen, ihre persönliche Realität zu kreieren – innen und außen. 

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Pauline Levesque - Ordnungscoach