Arbeiten im Homeoffice

Effektiv arbeiten - 10 Tipps für mehr Effizienz im Homeoffice

Oft fühlen wir uns im Arbeitsalltag von Informationen überflutet und das lässt uns weniger effektiv arbeiten. Ablenkungen lauern überall und es ist schwierig, sich wirklich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. In Großraumbüros sind es laute Gespräche, eingehende E-Mails, Push-Benachrichtigungen und technische Probleme. Bei der Arbeit im Homeoffice stehst du – bis auf die lauten Gespräche – vor den gleichen Herausforderungen.

Doch wie schaffst du es, all diese Ablenkungen auszublenden und dich auf deine Aufgaben zu fokussieren? Dir stehen z. B. verschiedene Methoden zum Selbstmanagement zur Verfügung, die dir beim konzentrierten Arbeiten am Schreibtisch helfen können.

Effektiv arbeiten - eine Definitionsfrage

Was bedeutet eigentlich effektiv arbeiten? Oft werden die Begriffe effektiv und effizient als Synonyme behandelt. Wenn du genau hinschaust, gibt es leichte Unterschiede. Daher lohnt sich ein Blick auf die Definition von effektiv und effizient arbeiten.

Effektiv arbeiten bedeutet, wenn du die Ziele deines Unternehmens mit den Aufgaben, die du erledigst, erreichst. Das Hauptziel ist deine Vision, warum du das ganze betreibst. Dem sind verschiedene Ziele untergeordnet, die dich deinem Hauptziel näher bringen. 

Ein kleines Beispiel: Du kannst an der Suchmaschinenoptimierung deiner Website arbeiten, um mehr Kundenanfragen zu generieren und dadurch mehr Menschen zu helfen. In diesem Sinne arbeitest du effektiv.

Effizient arbeitest du, wenn du für eine Aufgabe wenig Aufwand betreiben musst. In den meisten Fällen bedeutet Effizienz, so wenig Zeit wie möglich für eine bestimmte Tätigkeit zu verbrauchen. Eine Aufgabe kannst du beispielsweise effizienter erledigen, wenn du ohne Ablenkungen arbeitest. Schaust du zwischendurch immer wieder auf dein Smartphone, dauert es vermutlich länger.

Tipp: Im Idealfall solltest du effizientes und effektives Arbeiten miteinander kombinieren, um die Ziele mit deinem Unternehmen schneller zu erreichen. Arbeite Aufgaben ab, die dich deinem Ziel näher bringen und erledige das fokussiert.

Gutes Selbstmanagement als A und O

Vor allem in der Selbstständigkeit ist ein gutes Selbstmanagement sehr wichtig. Es geht in erster Linie darum, sich selbst zu motivieren und die richtigen Aufgaben anzugehen. Das ist nicht immer einfach und deshalb gibt es einige Selbstmanagement-Methoden, mit denen du effektiver und effizienter arbeiten kannst.

Methoden zum Selbstmanagement

Um konsequent die richtigen Aufgaben zu erledigen, kannst du auf verschiedene Techniken zurückgreifen. Dazu gehören z. B.:

  • Eisenhower-Prinzip
  • Pomodoro-Technik
  • Eat-the-frog-Methode
  • Arbeitsrhythmus 52-17
  • Pareto-Prinzip

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Eisenhower-Prinzip

Um die Aufgaben auf deiner To-do-Liste zu priorisieren, dient das Eisenhower-Prinzip. Mit dem teilst du deine Aufgaben in 4 Kategorien ein:

    • Wichtig und dringend: Hier ordnest du Aufgaben ein, die sehr wichtig sind und noch am selben Tag fertiggestellt werden müssen. Das kann der Abschluss eines Kundenauftrags sein oder wenn ein Mitarbeiter aus deinem Team dein Feedback erwartet, um weiterarbeiten zu können. Zudem gehören hier Aufgaben hinein, die dein Business voranbringen und dich deinem Ziel näher bringen.
    • Wichtig und nicht dringend: Hierzu gehört z. B. die Redaktionsplanung für deinen Blog oder Social Media für das nächste Quartal. Sie ist zwar wichtig, aber es reicht auch, wenn du sie am nächsten Tag oder nächste Woche erledigst. 
    • Dringend und unwichtig: Aufgaben, die nicht für dein Unternehmensziel wichtig sind, aber eine Deadline haben, gehören in Kategorie 3. Die Buchung eines Hotels für eine Workation, die du gebucht hast, gehört dazu. Du kannst überlegen, diese Themen an dein Team abzugeben.
    • Unwichtig und nicht dringend: In die letzte Kategorie gehören Aufgaben, die du irgendwann mal angehen könntest. Erstelle hierfür am besten eine separate To-do-Liste und arbeite diese ab, wenn du alle Aufgaben aus den vorherigen Kategorien erledigt hast.

Pomodoro-Technik

Bei der Pomodoro-Technik arbeitest du abwechselnd mit Fokus-Phasen und kurzen Pausen. Diese Methode dient dem strikten Abarbeiten von Aufgaben. Sie kann besonders hilfreich sein, wenn du mal nicht motiviert bist oder bestimmte Aufgaben vor dir herschiebst.

In ihrer Grundeinstellung ist die Pomodoro-Technik dafür geeignet, um 30 Minuten effektiv im Homeoffice zu arbeiten. Du konzentrierst dich 25 Minuten auf ein Thema und machst anschließend 5 Minuten Pause. Du kannst aber auch jede andere Zeit einstellen. Möchtest du eine längere Pause, kannst du 50 Minuten Fokus und 10 Minuten Pause wählen.

Tipp: In den kurzen Pausen solltest du nicht am Bildschirm sein. Laufe etwas in der Wohnung herum oder setze dich auf den Balkon und schalte kurz von deiner Arbeit ab.

Eat-the-frog-Methode

Der Name verrät bereits, was du beim Eat-the-frog-Prinzip zu tun hast: wortwörtlich den Frosch essen. Auf deine Aufgaben übertragen, bedeutet das, die schwierigste bzw. unangenehmste Aufgabe zuerst anzugehen. Würdest du diese nicht als Erstes angehen, besteht die Gefahr, sie bis zum Ende des Tages aufzuschieben und dann doch nicht zu erledigen. 

Tipp: Mit der Eat-the-frog-Methode kannst du Telefontermine oder Meetings hinter dich bringen. Anschließend hast du den Kopf frei für andere Aufgaben.

Arbeitsrhythmus 52-17

Wie du vielleicht schon ahnst, bedeutet der Arbeitsrhythmus 52-17, dass du 52 Minuten arbeitest und 17 Minuten Pause machst. Es ist ein ähnliches Prinzip wie die Pomodoro-Technik. Dabei ist es wichtig, dass du dich konsequent an diese Zeiten hältst.

Nach einer Stunde Höchstleistung muss das Gehirn abschalten. Diesen natürlichen Prozess nutzt der Arbeitsrhythmus 52-17. In die Fokus-Zeit von 52 Minuten kannst du größere Aufgaben oder mehrere kleine legen. Besonders in stressigen Phasen kann diese Methode hilfreich sein, da du das Gefühl hast, auch mal Pause machen zu dürfen. Schließlich hast du in 52 Minuten eine ganze Menge geschafft.

Tipp: Im Pomodoro-Tracker kannst du die Zeit auch auf 52 Minuten Fokus und 17 Minuten Pause einstellen. Du brauchst kein extra Tool für diese Methode.

Pareto-Prinzip

Mit dem Pareto-Prinzip schaffst du es, mit nur 20 % Aufwand 80 % der Ergebnisse zu erreichen. Dabei liegt der Fokus auf den wichtigen Aufgaben.

Zur Umsetzung dieses Prinzips nimmst du dir deine To-do-Liste zur Hand. Der kannst du die wichtigsten Aufgaben entnehmen. Um diese in kurzer Zeit zu bewältigen, musst du alle möglichen Ablenkungen vermeiden.

Ein Hindernis, um effizienter zu arbeiten, kann auch dein Perfektionismus oder deine Detailverliebtheit sein. Bastelst du z. B. ewig am kleinsten Detail einer Präsentation für deinen Vortrag, kann das einiges an Zeit fressen. 

Ordnung am Arbeitsplatz

Neben den genannten Tipps und Methoden zum effektiven Arbeiten ist auch die Ordnung am Arbeitsplatz einer der wichtigsten Tipps, um effizienter zu arbeiten. Morgens setzt du dich direkt an den aufgeräumten Schreibtisch und kannst anfangen, produktiv zu arbeiten.

Versinkt dein Schreibtisch im Chaos, verschwendest du unnötig deine wertvolle Arbeitszeit, um den aufzuräumen oder nach Unterlagen zu suchen. Idealerweise gehören nur Gegenstände auf den Tisch, die du täglich verwendest.

Tipp: Arbeitest du in deinem Unternehmen viel mit Dokumenten und Unterlagen, lohnt sich ein Ordnungssystem. Mit dem findest du schnell, was du suchst. 

Arbeiten mit anderen

Kannst du dich alleine nicht motivieren und bist von deinen Aufgaben überfordert? Dann suche dir Gleichgesinnte, die ebenfalls im Homeoffice sitzen. Sie haben oft das gleiche Problem, sich zu motivieren und nicht ablenken zu lassen. In den Pausen kannst du dich mit deinen Coworkern austauschen.

Zeitmanagement: Nutze deine Arbeitszeit effizienter

Neben dem Selbstmanagement spielt auch das Zeitmanagement beim effektiven Arbeiten eine wichtige Rolle. Dabei geht es oft darum, wie viel Zeit du für eine Aufgabe brauchst. Es kann z. B. vorkommen, dass du vorher die Zeit nicht richtig eingeschätzt hast und länger für die Fertigstellung brauchst. Doch auch dafür gibt es einige wirkungsvolle Techniken und Tipps.

Zeitlimits setzen

Meist ist es so, dass man ewig Zeit hat und sich diese auch lässt. Vielleicht kennst du es, dass du die Fertigstellung dann hinauszögerst. Daher solltest du dir auch für Unteraufgaben eigene Deadlines setzen, um schneller mit den Aufgaben fertig zu sein.

Mit To-do-Listen und Zeitplänen arbeiten

To-do-Listen sind super, wenn es um den Überblick deiner Tagesaufgaben geht. Erstelle eine Tagesliste am besten am Vortag oder zu Beginn deines Arbeitstages. Es kann auch helfen, große Aufgaben in viele kleine herunterzubrechen. Das Gefühl, etwas geschafft zu haben, ist dann noch stärker.

Tipp: Achte bei der Erstellung deiner To-do-Liste unbedingt auf die Anzahl der Aufgaben. Pro Tag sollten es maximal 3 – 5 Stück sein. Am Ende des Tages bist du zufrieden, wenn du alle Aufgaben abgehakt hast.

Reichen dir Listen alleine nicht aus, kannst du mit Zeitplänen arbeiten. Du notierst dir im Kalender, in welcher Zeit du was erledigst. Dann steht in deinem Planer z. B. Content-Planung von 9 -11 Uhr.

Selbst für die Arbeit motivieren

Dieses Problem kennen viele Selbstständige, die im Homeoffice arbeiten. Um dich selbst für deine Arbeit zu motivieren, kannst du dir verdeutlichen, welchen Sinn deine Arbeit hat und warum du tust, was du tust. Notiere dir das am besten irgendwo und schaue immer dann darauf, wenn du mal wieder unmotiviert bist und vielleicht sogar dein Business infrage stellst.

Auch Ziele oder Belohnungen, auf die du hinarbeitest, sorgen meist für den Extraschub an Motivation. Das kann der nächste Urlaub sein, aber auch das Treffen mit deiner Freundin zum Lunch. Besonders letzteres lässt dich in kurzer Zeit Aufgaben erledigen.

Fokus auf die wichtigen Aufgaben

Um schnell und effektiv zu arbeiten, ist es wichtig, den Fokus auf einer Aufgabe zu halten. Alles, was dich ablenken könnte, solltest du ausblenden. Einer der wichtigsten Tipps ist es, deine produktiven Zeiten sinnvoll auszunutzen.

Produktive Zeiten nutzen

Sollte es für dich möglich sein, schau nicht direkt am Anfang deines Arbeitstages in deine E-Mails. Sollte eine aufwändigere E-Mail dabei sein, die für schlechte Laune sorgt, wird sie dich die nächsten Stunden innerlich begleiten. Deine Produktivität ist dann erstmal dahin.

Tipp: Die produktivste Zeit liegt bei den meisten Menschen zwischen 10 und 12 Uhr. Mit dem Beantworten von E-Mails wird diese kreative Schaffensphase vergeudet. 

Auch dein Bio-Rhythmus spielt eine wichtige Rolle und deshalb solltest du ihn gut kennen. Er wird vom Tag-Nacht-Wechsel beeinflusst. So kann es sein, dass du auch erst am Nachmittag am produktivsten bist. Grundlegend unterscheidet man 2 Typen: 

  • Lerchen und 
  • Eulen

Lerchen sind die Frühaufsteher, während Eulen erst später wach werden. Die kreative Arbeitszeit von Lerchen liegt deshalb schon zwischen 8 und 9 Uhr. Eulen sind erst zwischen 10 und 12 Uhr richtig produktiv. Doch beide Typen haben auch Gemeinsamkeiten. Beispielsweise liegt das Konzentrationstief bei 13 – 15 Uhr. 

Welcher Typ bist du: Eule oder Lerche? Lass es mich gerne in den Kommentaren wissen.

Tipp: Ob du eher der Eulen- oder Lerchentyp bist, findest du ganz einfach heraus, wenn du mal genau auf dich hörst. Führe ein paar Wochen lang Tagebuch und notiere dir, wann du dich voller Power fühlst und wann eher schlapp. Du wirst feststellen, dass sich die Zeiten an allen Tagen ähneln.

Multitasking vermeiden

Multitasking ist das schlechteste, wenn du im Homeoffice effektiv und effizient arbeiten willst. Das Gehirn muss dabei zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herspringen. Das macht ein konzentriertes Arbeiten fast unmöglich. Zudem bist du anfälliger für Fehler und die Bearbeitung dauert länger.

Pausen einplanen

Unser Gehirn hat nur begrenzte Kapazitäten. Es kann sich nur für einen bestimmten Zeitraum auf eine Aufgabe konzentrieren. Für die meisten Menschen ist es nahezu unmöglich, sich länger als 45 Minuten mit einer Tätigkeit zu beschäftigen.

Aus diesem Grund solltest du dir deine Arbeit besser einteilen. Dann arbeitest du deutlich effektiver. Verlasse den Bildschirm in deinen Pausen bewusst, um danach wieder fokussiert deinen Aufgaben widmen zu können. 

Tipp: Regelmäßige Meditation sorgt für eine stärkere Konzentration. Aber auch schon ab und zu tief durchatmen hilft dir.

Ziele festlegen

Um im Business und bei Projekten voranzukommen, solltest du deine Zeit und Energie an den richtigen Stellen einsetzen. Dazu ist es hilfreich zu wissen, welche Ziele du erreichen willst und wie dein Weg dorthin aussieht. Das Festlegen der Ziele hilft dir, unnötige Aufgaben zu vermeiden und deine Arbeitszeit nicht zu verschwenden.

Ablenkungen vermeiden

Bei vielen Selbstständigen, die im Homeoffice arbeiten, ist der größte Ablenkungsfaktor das Smartphone. Dich können Anrufe und Pushbenachrichtigungen vom konzentrierten Arbeiten abhalten. Natürlich kommen die Benachrichtigungen nicht nur über das Smartphone herein, sondern auch über Mailprogramme. Schließe sie am besten, während du fokussiert an einer wichtigen Aufgabe arbeitest.

Tipp: Kannst du dich gerade nicht auf eine Aufgabe konzentrieren, versuche mit Selbstgesprächen oder kleinen Kritzeleien deinen Fokus wiederzufinden und Ablenkungen ausblenden. Danach kannst du wieder einfacher einen klaren Gedanken fassen.

Bewegung und genügend Schlaf

Zu guter Letzt ist auch ausreichend Bewegung und ein ausreichender Schlaf förderlich, um effektiv am PC zu arbeiten. Durch Schlafmangel nimmt die Leistungsfähigkeit ab und Stimmungsschwankungen steigen. Beides sind keine guten Voraussetzungen für ein effektives und strukturiertes Arbeiten. Besonders bei wichtigen Aufgaben und Meetings solltest du gut ausgeschlafen sein.

Sitzt du den ganzen Tag am Schreibtisch sinkt irgendwann deine Konzentration, denn statisches Sitzen ist nicht förderlich für konzentriertes Arbeiten. Ein bewährtes Mittel sind Pausen, um wieder effektiver zu arbeiten. Sollte das nicht so oft möglich sein, kaufe dir einen höhenverstellbaren Schreibtisch. An den kannst du dich mehrmals am Tag stellen und weiterhin arbeiten.

  • Deine Mitgliedschaft: In der Zeit erwartet dich ein interaktiver Slack-Channel zum Austauschen & Vernetzen und regelmäßige Zoom-Meetings.

  • Wir treffen uns in dieser Zeit regelmäßig zu unseren Coffee Dates, unseren drei moderierten Co-Working Sessions & fünf freien Coworking Sessions die Woche, sowie spannenden Sonderformaten.
  •  Ich bin täglich (von Mo – Fr) im Slack-Channel aktiv, um dir weiterzuhelfen.

  • In unseren monatlichen Mastermind-Circles & Crew Talks kannst du vom Schwarmwissen deiner neuen Business-Buddies profitieren.

  • Hole dir dein Netzwerk nach Hause: Du musst nicht immer aktiv sein. Du profitierst von einem großen Netzwerk, neuen Verbindungen und ganz viel Business-Energie!

Dann trage dich unverbindlich auf unsere Warteliste ein, und verpasse nicht, wenn wir unsere Türen für neue Mitglieder wieder öffnen!

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